BandungBergerak.id – Pengelolaan arsip di tengah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi tidak bisa dikesampingkan. Sebaliknya, pengarsipan tetap memegang peranan penting. Arsip menjadi sebuah aset yang harus dilestarikan karena akan membantu dalam pengembangan di masa depan.

Hal itu terungkap dalam lokakarya bertema “Digitalisasi Layanan Administrasi pada Sekolah Swasta di Kabupaten Bandung” yang digelar di Ruang Serbaguna Yayasan Pendidikan Handayani 1979, Arjasari, Kabupaten Bandung, 8 Juli 2024. Acara itu merupakan bagian dari Program Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) dan dihadiri oleh kepala sekolah, wakil kepala sekolah, serta staf tata usaha di lingkungan SMA Handayani 1 Pameungpeuk.

Hadir sebagai pemateri adalah Prof. Dr. Edi Suryadi, Dr. Rasto dan Dr. Heny Hendrayati, S.IP., M.M. dari Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran, Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis, Universitas Pendidikan Indonesia. Acara PKM ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan tenaga administrasi sekolah di sekolah-sekolah yang bernaung di Yayasan Pendidikan Handayani 1979 dalam pengelolaan arsip dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang senantiasa menuntut adanya perubahan.

Pada sesi pemateri, Dr. Rasto, membahas pentingnya layanan arsip sebagai barometer kegiatan suatu organisasi, mengingat bahwa setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. Kegiatan administrasi tersebut akan bermuara pada terciptanya arsip sebagai aset sekolah yang harus dilestarikan. Pengelolaan dan pelestarian arsip yang baik memerlukan sumber daya manusia pengelola arsip yang cermat dan rajin.

Baca Juga: Digitalisasi Perangkat Pembelajaran Guru Melalui Aplikasi Sidebook, Memudahkan Tenaga Pendidik di Sekolah
Mahasiswa UPI Kembangkan Herbal Aroma Terapi yang Diklaim untuk Mencegah Bakteri dan Virus
Pengaruh Covid-19 pada Perpustakaan UPI dan ITB

Memasuki era yang dikenal dengan era revolusi industri 4.0, perkembangan arsip menghadapi tantangan berat untuk dapat menyesuaikan diri dengan percepatan kemajuan teknologi informasi, dan budaya masyarakat kini yang menghendaki segala sesuatunya simpel dan cepat. Tantangan itu adalah tuntutan dilakukannya revolusi arsip melalui sistem digitalisasi. 

Digitalisasi arsip diharapkan dapat mengatasi hambatan-hambatan konvensional masalah kearsipan menyangkut kelestarian wujud fisiknya (kertas atau media lain) efisiensi tempat pemberkasan dan penyimpanan, efisiensi penataletakan arsip, efisiensi perpindahan arsip dan sebagainya.

Proses digitalisasi layanan dilakukan berbasis website Yayasan Pendidikan Handayani 1979 di dalam tautan ini. Diharapkan website ini dapat diakses oleh semua pihak untuk mendapatkan informasi terkait tentang layanan dan proses yang terjadi di sekolah. Salah satu layanan adalah layanan permohonan surat. Sehingga, digitalisasi yang dilakukan menjadikan transfer informasi dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Layanan kepada peserta didik dapat dimaksimalkan dengan adanya otomatisasi layanan surat yang mudah di akses.

PKM ini berlangsung dengan interaktif dan sarat antusiasme. Kegiatan ini diakhiri dengan peluncuran layanan administrasi pada Website Yayasan Pendidikan Handayani 1979. Kegiatan PKM ini merupakan langkah nyata dalam mendorong seluruh elemen sekolah beradaptasi dengan perkembangan teknologi di era digital. 

*Artikel ini terbit sebagai bagian kerja sama dengan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis Universitas Pendidikan Indonesia (FPEB UPI).