BandungBergerak.id - Kantor konvensional adalah salah satu jenis kantor yang merujuk pada bentuk fisik kantornya serta aktivitas utamanya dilakukan di dalam kantor tersebut. Pada mulanya, banyak badan usaha yang mengembangkan perusahaannya dengan membangun kantor sebagai tempat kerja perusahaannya. Namun, kini di tengah ramainya program kerja dari rumah atau yang biasa dikenal dengan work from home, virtual office mulai diperhitungkan untuk menggantikan perusahaan konvensional.

Hal itu disebabkan pertimbangan efisiensi dan efektivitas virtual office daripada kantor konvensional. Berbagai dampak positif dari penerapan work from home pun mendorong banyak pelaku usaha untuk menciptakan perkantoran secara virtual, tanpa perkantoran konvensional. Sebuah badan usaha dapat berdiri tanpa memerlukan pembangunan kantor konvensional.

Perusahaan tentunya memiliki tujuan terus meningkatkan nilai perusahaan dan mendorong adanya kemakmuran bagi pemilik perusahaan dan pemegang saham (Ardianingsih & Ardiyani, 2010). Untuk mencapai tujuan tersebut, perlu dilakukan berbagai cara untuk memaksimalkan kinerja perusahaan, agar perusahaan terus berkembang dan memberikan kesejahteraan bagi pemilik, pemegang saham, dan karyawannya.

Usaha memaksimalkan kinerja perusahaan dapat dilakukan melalui cara pengubahan kantor konvensional ke sistem digital dengan sifat yang lebih modern, efisien, dan efektif. Perubahan sistem kantor konvensional ke sistem digital dapat memudahkan pekerjaan dan memberikan hasil pekerjaan yang lebih maksimal (Yupardhi, 2015). Kinerja perusahaan yang maksimal ini dapat membuat perusahaan semakin berkembang dan maju. Sebaliknya, sistem starter konvensional akan menghambat efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan sehingga berdampak pada usaha pengembangan perusahaan.

Pada penerapan pola perusahaan digital, dapat dilaksanakan program kerja dari jarak jauh atau yang biasa dikenal dengan work from home. Istilah ini terkenal sejak adanya pembatasan sosial di kala pandemi Covid-19. Work from home sendiri merupakan sistem kerja yang dilakukan dengan jarak jauh. Pada mulanya, sistem kerja ini telah ada sejak tahun 1970-an, namun eksistensi dan kepopulerannya melonjak drastis di masa pandemi Covid-19. Sistem ini diciptakan untuk mengatasi kemacetan lalu lintas perjalanan dari rumah ke kantor atau sebaliknya (Mungkasa, 2020). Kini work from home dimanfaatkan untuk bekerja di tengah pandemi.

Baca Juga: Helikopter Mars dan Masa Depan Eksplorasi Planet
Mencegah Punahnya Arsitektur Tradisional pada Hunian di Bali
Kecerdasan Buatan, Sebuah Ancaman bagi Umat Manusia?

Work form Home Menggantikan Kerja Konvensional

Kebijakan pembatasan sosial yang diterapkan oleh pemerintah, membuat banyak perusahaan mengeluarkan kebijakan baru dengan melakukan pekerjaan jarak jauh atau work form home. Hasilnya, pekerjaan tetap dapat dilakukan dengan baik meskipun karyawan melakukan pekerjaannya dari rumah. Pola pekerjaan ini dapat terus dilakukan untuk mengganti pola pekerjaan sistem konvensional. Dengan penerapan work from home, perusahaan tidak perlu lagi membangun sesuatu gedung perkantoran untuk usahanya. Pengusaha dapat mengoordinir karyawannya melalui perangkat gawai yang dimiliki. Hanya dengan sambungan internet, pekerjaan dapat dilakukan di mana pun dan kapanpun.

Dilihat dari segi ekonomi, pembangunan kantor konvensional bagi badan usaha sangatlah tidak efisien. Perusahaan yang telah berkembang cukup besar dengan penambahan karyawan, tentunya akan membutuhkan ruang perusahaan yang lebih luas sehingga pembangunan kantor konvensional akan terus dilakukan, dan hal ini tentunya akan membutuhkan biaya perusahaan yang lebih besar lagi. Penghematan pengeluaran secara signifikan dapat dilakukan dengan pembangunan perusahaan virtual (samudraoffice.com, 2019).

Berbeda dengan perusahaan konvensional, perusahaan virtual tidak membutuhkan pembaruan gedung perkantoran saat usaha telah mengalami perkembangan. Penambahan karyawan tidak akan membuat perusahaan terpaksa untuk melakukan pembangunan gedung perkantoran karena karyawan tidak perlu datang ke kantor untuk bekerja.

Pendirian kantor konvensional akan membutuhkan lebih banyak biaya daripada membangun kantor virtual. Hal ini tentunya akan membuat kinerja perusahaan menjadi tidak efisien. Banyak dana yang kemudian akan dialirkan untuk pembangunan perusahaan konvensional. Padahal, dana tersebut dapat dimanfaatkan untuk kepentingan perusahaan lainnya, yang tentunya akan lebih bermanfaat bagi pengembangan perusahaan di kemudian hari. Dana operasional yang seharusnya ditujukan untuk pembangunan kantor, justru dapat dimanfaatkan untuk pengembangan badan usaha sehingga badan usaha yang didirikan memiliki lebih banyak dana untuk pengembangan. Selain itu tanpa membangun kantor konvensional, seorang pendiri usaha tidak perlu memikirkan biaya besar untuk pembangunan awal kantornya.

Kantor konvensional akan menghambat efisiensi perusahaan. Dana yang bisa dialihkan untuk operasional perusahaan, akan terpakai untuk pembangunan kantor perusahaan sehingga menimbulkan penghematan pada efisiensi dan penghematan dana perusahaan. Alih-alih untuk melakukan pembangunan kantor dan pembaruan kantor setiap beberapa waktu, dana perusahaan akan lebih berguna jika digunakan sebagai dana operasional pengembangan perusahaan. Suatu badan usaha dapat dijalankan melalui sistem digital dengan terhubung perangkat internet. Perusahaan tidak perlu mendirikan kantor, hanya perlu menggunakan alamat email, telepon, dan sosial media untuk mendukung pemasaran perusahaan.

Sistem perusahaan berbasis kantor konvensional dilihat dari segi efektivitasnya pun sangat jauh berbanding dengan perusahaan berbasis virtual. Pada kantor konvensional, karyawan akan ditekan dengan jam kerja dan perjalanan menuju ke tempat kerja. Banyak waktu yang dihabiskan oleh karyawan dalam perjalanan menuju ke tempat kerja. Waktu yang digunakan oleh karyawan dalam menuju tempat kerja dan pulang dari tempat kerja, sebenarnya dapat dimanfaatkan dengan baik untuk kepentingan pribadi karyawan itu sendiri, sehingga karyawan memiliki lebih banyak waktu untuk beristirahat dan melakukan aktivitas pribadinya. Hal ini tentunya akan membuat karyawan lebih produktif saat bekerja, karena urusan pribadinya dapat dilakukan di luar jam kerja. Jam kerja yang fleksibel memudahkan karyawan untuk melakukan pekerjaan di mana pun dan kapan pun.

Sistem konvensional pun akan membuat biaya operasional perusahaan semakin membengkak dengan berbagai kebutuhan karyawan seperti kebutuhan print, fasilitas kantor, dan lain sebagainya. Penerapan sistem perusahaan digital tentunya akan membuat berbagai file dokumen dialihkan ke sistem online sehingga perusahaan dapat menekan dana operasional perusahaan dengan penghilangan anggaran dana untuk print. Sistem digital membuat perusahaan lebih efektif dan efisien, berbeda dengan sistem konvensional yang menghambat efisiensi dan efektivitas perusahaan. Pandangan masyarakat pun kini berubah dan mulai memandang bahwa pendirian usaha kini dapat dilakukan tanpa harus mendirikan gedung besar dan mewah, hanya dengan perangkat komputer dengan jaringan internet seorang pengusaha dapat mendirikan badan usahanya (Yupardhi, 2015).

Sistem perkantoran konvensional memiliki tingkat efisien dan efektivitas yang rendah, jika dibandingkan dengan virtual office. Pada perusahaan konvensional, karyawan berisiko memiliki kesenjangan hubungan dalam keluarga karena kesibukan pekerja, hal ini tentunya akan mengganggu produktivitas karyawan. Selain itu, perjalanan menuju kantor dan pulang ke rumah pun dapat membuat karyawan kehilangan banyak waktunya di jalan dan membuat karyawan lebih boros karena harus menghabiskan uang untuk biaya transportasi. Hal ini tentu tidak akan terjadi apabila karyawan melakukan pekerjaannya dengan jarak jauh. Perusahaan konvensional mendorong untuk terus bekerja dengan rutinitas yang berisiko membuat karyawan mudah lelah dan stres karena tekanan pekerjaan. Permasalahan ini dapat diatasi dengan melakukan pekerjaan tidak langsung dari kantor.

Dengan menerapkan pola kerja jarak jauh, karyawan dapat mengatur jam kerjanya sendiri sefleksibel mungkin sehingga aktivitas lainnya dapat dilakukan dengan baik dan tidak mengganggu pekerjaan. Dengan demikian, karyawan akan lebih produktif karena rendahnya tekanan mental dan sosial. Perkantoran konvensional menghambat efisiensi waktu karyawan. Akan ada banyak waktu yang terbuang percuma di perjalanan menuju ke tempat kerja atau saat pulang ke rumah. Hal ini akan membuat karyawan lebih lelah secara fisik dan mental, serta tidak menutup kemungkinan bahwa karyawan akan mengalami tekanan stres yang lebih tinggi karena perjalanan jauh yang dilaluinya saat berangkat dan pulang kerja. Selain itu, dengan waktu kerja yang lebih fleksibel, karyawan pun dapat lebih produktif dan kreatif (Uptown.id, 2020).